Het is een heldere februaridag en de zon schijnt op de moderne Fira de Barcelona Gran Via. Meer dan 100.000 afgevaardigden gaan naar het MWC - het Mobile World Congress. Bijgewoond door wereldwijde techreuzen en de pers, is het HET evenement om bij te zijn als je betrokken bent of geïnteresseerd bent in de mobiele communicatie-industrie. Er is altijd iets te zien en te leren met indrukwekkende stands, toonaangevende agendapunten en eindeloze netwerkmogelijkheden.
Kennismaking met Casa Systems
Hier wilde Casa Systems, een in de VS gevestigd bedrijf in netwerkoplossingen, indruk maken. Na een reeks interne veranderingen was er gekozen voor een frisse nieuwe aanpak, waarbij ze verschoven van hardware-gerichte naar op software-gerichte oplossingen, specifiek gericht op hun 5G-aanbod. Het MWC was hun eerste openbare evenement sinds deze verandering en bood een enorme kans om de markt te imponeren.
Hun Global Events Manager, Karin Quatrale, was de persoon die dit evenement moest laten slagen. Er stond voor haar veel op het spel en ze moest een nieuwe stand voor Casa Systems laten ontwikkelen om deze nieuwe visie te lanceren.
Samenwerking
Karin werkte sinds 2018 samen met Team Hoynck en waardeerde de manier waarop "samenwerken met een Europese partner toegang biedt tot lokale marktkennis, de Europese beursindustrie en lokale leveranciers". Ze had al een sterke relatie met Team Hoynck, omdat ze eerder had samengewerkt met hun Sales- en Projectmanagementteams.
Haar opdracht was duidelijk. Ze wilde voortbouwen op de ervaringen van eerdere evenementen en deze integreren met de nieuwe 5G-aanpak van Casa Systems. En natuurlijk moest dit binnen het budget gebeuren.
Een gezamenlijke benadering van het ontwerp
Clifford Broekhuisen, Sales Director North America bij Team Hoynck, werkte samen met twee verschillende designers om meerdere ontwerpen te maken die voldeden aan de nieuwe doelstellingen en wensen. Clifford verfijnde het ontwerp voordat hij het aan Karin toonde om de details af te ronden. Dit was een team effort. "Onze sterke relatie maakte het gemakkelijk om samen te werken aan het ontwerp, en we hebben echt het gevoel dat het nieuwe ontwerp en de indeling van de stand onze doelstellingen hebben bereikt." Met het afgestemde ontwerp ging Clifford rekenen en hij gaf Karin een definitieve vaste prijs voor het project - een essentieel onderdeel voor elke eventmanager.
Een vertrouwde en deskundige projectmanager ter plaatse
Met het goedgekeurde standontwerp was het tijd om de stand te gaan realiseren. Op dit punt gaf Clifford het project over aan de projectmanager van Team Hoynck, Tom Dahmen, die Karins belangrijkste contactpersoon werd en verantwoordelijk was voor het succes van het project.
Voor Karin zou het inefficiënt en kostbaar zijn om zelf bij de bouw betrokken te zijn. Zelfs zonder taalbarrières zou het tijdsverschil de zaken vertragen - vooral als leveranciers een snelle reactie nodig hadden om deadlines te halen.
Met Tom ter plaatse was dit probleem opgelost. Zoals Karin uitlegt: "Als je in een andere tijdzone werkt, is het goed om een partner te hebben die kan werken met lokale middelen en problemen kan oplossen tijdens de opbouw, bijv. m.b.t. de materiaalkeuze en dit rechtstreeks kan uitbesteden aan derden." Karin kon op Tom vertrouwen om haar ogen en oren te zijn tijdens het hele project, en werd door hem regelmatig telefonisch op de hoogte gehouden.
Een van de grootste uitdagingen bij het hosten van een stand op een ander continent is het werken met de evenementenorganisatoren zelf. Karin had geen tijd om dit te coördineren en het was voor haar dan ook onmogelijk om zich bezig te houden met de kleine maar cruciale culturele details die van invloed zijn op hoe soepel een project verloopt. In dit geval was Tom zich bewust van de noodzaak om de beursorganisator in Barcelona strak te managen om ervoor te zorgen dat essentiële water- en stroomvoorzieningen tijdig werden geleverd.
On-site bouwmanagement
Naarmate de openingsdag naderde, was Tom voortdurend ter plaatse om ervoor te zorgen dat de bouwers de juiste plannen hadden en volgens het projectplan werkten. Dit bevrijdde Karin van de noodzaak om vóór het evenement naar Barcelona te reizen, wat haar tijd en kosten bespaarde.
Karin en haar team kwamen zonder stress aan, in de wetenschap dat operationele details zorgvuldig werden afgehandeld en de bouw zoals gepland vorderde. Team Hoynck organiseerde ook technische ondersteuning op de stand, catering en schoonmaakdiensten. Hierdoor konden Karin en haar team hun aandacht richten op andere evenementactiviteiten en zo een uitzonderlijke ervaring garanderen voor zowel hun klanten als bezoekers.
Een uitzonderlijk resultaat
Karin was blij met de beursstand en het serviceniveau dat Tom, Clifford en de rest van Team Hoynck boden. Het nieuwe standontwerp stelde potentiële klanten in staat om in contact te komen met de digitale inhoud die Casa Systems wilde delen en creëerde waardevolle kansen voor het team op de stand om actief in contact te komen met hun potentiële klanten.
"Samenwerken met Team Hoynck is voortdurend positief. We hebben bij Casa Systems een klein team en kunnen niet al onze middelen inzetten voor deze evenementen. Wetende dat we Team Hoynck aan onze zijde hebben, maakt alles gemakkelijker. We proberen elk jaar een nieuwe aanpak te kiezen, en ik weet dat Team Hoynck de flexibiliteit heeft om ons daarbij te helpen, terwijl ze ook snappen dat budgetten niet onbeperkt zijn. Dit jaar was geweldig - we proberen onze eerdere evenementen elk jaar te overtreffen, en Team Hoynck heeft ons daar weer bij geholpen."