Onze blog

Tegen de achtergrond van de Alpen was de prachtige stad Genève gastheer van het driedaagse evenement Airspace World 2024. Met ruim 7.000 afgevaardigden uit meer dan 140 landen was dit het meest invloedrijke evenement in de luchtvaartindustrie. Onder de aanwezigen bevonden zich leiders uit de sector, belangrijke belanghebbenden en media vanuit de hele wereld. Als je in de luchtvaart werkzaam bent, was je bij Airspace World Geneva.

Maak kennis met Aireon

Aireon is een in de VS gevestigd bedrijf dat luchtverkeersleiders voorziet van navigatie- en positiegegevens. Als organisatie van bescheiden omvang met een GROTE reputatie richt Aireon het grootste gedeelte van haar beursbudget op Airspace World. Waar anders kunnen ze op dezelfde locatie trouwe klanten ontmoeten en netwerken met nieuwe contacten, terwijl ze hun toonaangevende expertise onder de aandacht brengen?

Doe het goed of doe het niet

Als ervaren exposant had Emily Feliz, marketing- en communicatiedirecteur van Aireon, drie duidelijke doelstellingen. Ze had een stand nodig die:

• een comfortabele merkruimte biedt voor vertegenwoordigers van Aireon om bestaande klanten te ontmoeten en te netwerken met nieuwe contacten
• een speciale demoruimte biedt waar Aireon zijn nieuwe producten en mogelijkheden kan demonstreren
• de positie van Aireon als marktleider versterkt

Omdat dit de belangrijkste beursdeelname was voor Aireon, moest alles wat met Airspace World te maken had perfect volgens plan verlopen - er stond veel druk op Emily en haar team.

Een bewezen proces

De planning voor Airspace World begon negen maanden vóór het evenement, met een evaluatie van het editie van vorig jaar. Hier bespraken Ed Kooymans – de senior projectmanager van Team Hoynck – en Emily de lessen die ze wilden meenemen in Airspace World Geneva. Ze werden het eens over de doelstellingen en bespraken de flow van de stand en de doorontwikkeling van het vorige ontwerp met de designer. De flow (bezoekersstroom) is van cruciaal belang om een positieve bezoekerservaring te garanderen. Emily vindt dat Hoynck dat uitzonderlijk goed doet. Ze zegt: “Ze kijken echt holistisch naar de stand en besteden aandacht aan de klantervaring binnen de stand. Ze gaan verder dan vragen als ‘hoeveel stoelen en tafels wil je? Waar wil je de tv’s hebben?’”.

Ed en de ontwerper gebruikten de feedback van Emily om het ontwerp te verfijnen en werkten ook rechtstreeks met het marketingbureau van Aireon, waardoor Emily en haar team niet meerdere bureaus hoefden te coördineren. Door op deze manier te werken, werden ook de beste bestanden en afbeeldingen in de stand gebruikt, terwijl het project op schema bleef.

De uitdagingen van het werken op verschillende continenten

Omdat ze een evenement op een ander continent verzorgde, was het essentieel voor Emily om haar beursteam volledig te vertrouwen. “Het hebben van 3D-weergaven van de stand is één ding, maar ik had een team nodig waar ik vertrouwen in kon hebben. Het is niet zo dat ik even langs kon komen om te zien hoe de zaken vorderden. Ik wist dat het Hoynck-team er bovenop zou zitten en aandacht zou besteden aan het hele proces”. Ze was ook gerustgesteld door de ervaring van Hoynck met beurslocaties over de hele wereld – dit zorgt ervoor dat ze niet snel voor verrassingen komen te staan en altijd een oplossing hebben.

Het indrukwekkende standontwerp met twee etages zorgde voor een bijzonder complex project met uitdagende bouwlogistiek en bergen papierwerk en goedkeuringen. Ed en zijn team regelden alles, van het douanepapierwerk bij het heen en weer transporteren van materialen tot het bestellen van IT-apparatuur en het inhuren van hostesses voor de stand. Emily legt uit: “Ze voorzagen problemen en voorkwamen ze voordat ik zelfs maar de kans kreeg om me er druk over te maken, laat staan om er zelf iets aan te doen – ze hebben me het planningsproces heel, heel gemakkelijk gemaakt”.

Een vertrouwd team

Nadat het ontwerp en de productie waren verzorgd, kon het bouwproces uiteindelijk beginnen in Palexpo, Genève. Toen ze op locatie aankwam, waardeerde Emily de continuïteit. “Toen we eenmaal ter plaatse waren, vond ik het geweldig dat we met bekende gezichten werkten. Niet alleen Ed, maar ook de mensen die de stand aan het bouwen waren. Hun aandacht voor detail is uitstekend en versterkt het vertrouwen dat we in Team Hoynck hebben. Ze doen er alles aan om ervoor te zorgen dat het er perfect uitziet, ze poetsen zelfs de vingerafdrukken weg”.

Het evenement was een groot succes, waarbij het Aireon-team maar liefst 46 formele klantmeetings en tientallen spontane gesprekken met prospects had, die het team nu druk aan het opvolgen is.

“Wat voor mij echt opvalt, is het proces dat Team Hoynck doorloopt en het vertrouwen en de betrouwbaarheid die ze mogelijk maken. Ze zijn zeer grondig en doen enorm veel moeite om ons als bedrijf en de sector waarin we actief zijn te begrijpen. Dit vertrouwen en diepgaande bewustzijn van onze behoeften maken onze aanwezigheid bij Airspace World veel beter. Hoynck heeft de lat voor mij heel erg hoog gelegd en ik weet zeker dat we nog lang met hen zullen samenwerken.”